La domanda è mal posta

Quasi tutti arrivano chiedendo quale delle due opzioni sia migliore. Non esiste una risposta generale: esiste una risposta per la tua azienda, e dipende da una cosa sola, cioè quanto il tuo modo di lavorare somiglia a quello per cui il software standard è stato progettato.

Un software standard è costruito sulla media di un settore. Se lavori come la media, è un affare: costa poco, è già collaudato, lo installi domani. Se lavori diversamente — e le PMI lavorano diversamente più spesso di quanto ammettano — quella distanza si paga ogni giorno.

Il test dei fogli Excel

C'è un indicatore che vale più di qualsiasi analisi: conta quanti fogli di calcolo circolano in azienda a supporto del gestionale che avete già. Ogni foglio è un pezzo di processo che il software non copre.

Se sono uno o due, il pacchetto sta reggendo. Se sono dieci, state già mantenendo un secondo gestionale, solo che è fragile, non è documentato e vive sul PC di una persona sola.

Cinque domande da farsi prima

Prima di decidere, rispondi onestamente a queste.

  • Quante volte inserite lo stesso dato in sistemi diversi?
  • Quante attività quotidiane avvengono fuori dal gestionale?
  • Quanto è costata l'ultima personalizzazione richiesta al fornitore, e quanto avete aspettato?
  • Se domani doveste cambiare fornitore, i vostri dati uscirebbero facilmente?
  • C'è qualcosa che vi differenzia dai concorrenti e che il software vi impedisce di fare?

Quando conviene lo standard

Se il processo è comune, il budget è limitato e serve partire in fretta, un pacchetto è la scelta giusta. Lo diciamo spesso anche in fase di analisi, quando è evidente che il su misura non aggiungerebbe nulla.

Vale anche per aree specifiche: contabilità e fatturazione elettronica, per esempio, raramente hanno senso su misura. Meglio un pacchetto solido e un buon collegamento con il resto.

Quando conviene il su misura

Il su misura si giustifica quando la specificità del processo è il tuo vantaggio competitivo, quando le personalizzazioni del pacchetto costano più del software stesso, o quando la somma delle ore perse in lavoro manuale supera il costo del progetto in un tempo ragionevole.

Un'ultima nota che spesso si dimentica: la scelta non è binaria. Nella maggior parte dei progetti che seguiamo il software su misura non sostituisce il gestionale esistente, ma si prende la parte che oggi si fa a mano e si collega al resto.

Domande frequenti

Il su misura costa sempre di più?

All'inizio quasi sempre sì. Il confronto corretto però è a tre anni, includendo licenze, personalizzazioni e ore di lavoro manuale che il pacchetto non elimina.

Posso partire dallo standard e passare al su misura dopo?

Sì, ed è un percorso comune. La condizione è che i dati siano esportabili: verificalo prima di firmare, non dopo.