Sono le sette passate, in ufficio è rimasto acceso un monitor solo e qualcuno sta ancora ricopiando in un file dei dati che stamattina erano già stati scritti da un'altra parte.
Non è disorganizzazione. È che quel passaggio lo state ancora facendo a mano. E digitalizzare un'impresa comincia esattamente da lì, non da un programma nuovo.
Quanto costa davvero il lavoro fatto a mano
Fai i conti su una cosa sola, quella che ti viene in mente per prima. Se porta via quaranta minuti e succede tre volte a settimana, sono due ore. In un anno sono cento ore: due settimane e mezzo di lavoro spese a rifare qualcosa che era già stato fatto.
Poi ci sono i costi che in fattura non compaiono. Il listino aggiornato che sta nella testa di una persona sola. Il dato scritto su un foglietto che sparisce. Il cliente che chiede a che punto siamo e nessuno sa rispondere senza fare tre telefonate. L'errore di trascrizione che qualcuno, a valle, dovrà scoprire e correggere.
Nessuna di queste cose presa da sola sembra grave. Messe insieme sono il motivo per cui alle sette c'è ancora un monitor acceso.
Digitalizzare un'impresa parte da un processo solo
L'errore più comune è cominciare dallo strumento: si compra un gestionale, lo si installa, e dopo tre mesi lo usa una persona su cinque. Il verso giusto è l'opposto.
Prendi un foglio e scrivi le cose che in azienda si rifanno uguali ogni settimana: preventivi, ordini ai fornitori, inserimento dati, documenti compilati da zero, controllo delle scadenze, richieste dei clienti. Accanto a ognuna metti due numeri: quante volte al mese succede e quanti minuti porta via.
Poi guarda la riga con il numero più alto. Non è quella più fastidiosa, è quella più frequente: un'attività da dieci minuti ripetuta trecento volte al mese pesa più di una da mezza giornata che capita due volte l'anno. Quella è la prima da sistemare.
Una raccomandazione: quei numeri chiedili a chi il lavoro lo fa, non stimarli dalla scrivania. Chi prepara i documenti o inserisce i dati sa dove si inceppa la giornata, e in genere lo sa da anni senza che nessuno gliel'abbia chiesto.
Un esempio. Con GM Service siamo partiti dai preventivi, che erano il collo di bottiglia, e da lì è nato Agens: oggi un preventivo si fa in pochi minuti, con i prezzi giusti presi dal listino. Il resto è arrivato dopo, quando l'uso reale ha mostrato cosa serviva davvero. Il metodo è quello, qualunque sia il settore: si parte da una cosa, si misura, si decide se continuare.
Le tre obiezioni che mi sento fare sempre
"Costa troppo." Il confronto giusto non è tra il prezzo del progetto e zero, ma tra il prezzo del progetto e le cento ore all'anno dell'esempio di prima. Se il primo intervento non si ripaga in un tempo ragionevole, te lo dico io che non conviene farlo.
"Non ho tempo adesso." Non serve fermare niente. Il primo intervento riguarda una cosa sola, resta in piedi tutto quello che usate oggi e in genere entra in funzione in poche settimane.
"I miei non sono pratici col computer." È il punto più importante, e infatti è il criterio con cui progetto: poche schermate, testo grande, nessuna procedura di accesso complicata. Se un'operazione richiede più di pochi secondi, chi lavora non la farà — e allora tanto vale non costruirla.
Prenota un incontro
Se leggendo hai già pensato a quale attività vi ruba più tempo, hai fatto metà del lavoro. La seconda metà è capire se conviene automatizzarla, e per quella bastano quindici minuti al telefono.
Prenota un incontro: mi dici come lavorate, ti dico da dove partirei io. Nessun impegno, e se la risposta è "così va bene, lasciate stare", te la dico lo stesso.