Il problema si vede quando le cose vanno bene

Finché arrivano tre ordini al giorno, ribatterli a mano è sopportabile. A trenta ordini non lo è più, e il collo di bottiglia si sposta dalle vendite all'amministrazione.

Il paradosso è che più il negozio funziona, più lavoro manuale genera. È il momento in cui quasi tutti ci chiamano.

Prima decisione: chi comanda su cosa

È la scelta che determina tutto il resto. Per ogni tipo di dato bisogna stabilire quale sistema è la fonte autorevole.

In genere il gestionale comanda su prodotti, prezzi e giacenze; l'ecommerce comanda su ordini e clienti registrati online. Ma le eccezioni esistono e vanno decise prima, non durante lo sviluppo.

Seconda decisione: quando viaggiano i dati

Non tutto deve essere istantaneo. Le giacenze di solito sì, perché un errore qui significa vendere qualcosa che non c'è. Il catalogo può aggiornarsi ogni ora. Lo storico ordini può viaggiare di notte.

Sincronizzare tutto in tempo reale sembra la scelta migliore, ma costa di più e crea carico inutile sui sistemi.

Terza decisione: cosa succede quando qualcosa va storto

Un sistema offline, un prodotto senza codice corrispondente, un pagamento sospeso: sono casi normali, non emergenze. Il progetto deve stabilire in anticipo se l'operazione va in coda, se si ferma, e chi viene avvisato.

Un collegamento senza gestione degli errori funziona benissimo fino al primo problema, poi crea più danni del lavoro manuale.

Cosa serve davvero prima di iniziare

Un elenco onesto delle situazioni particolari della vostra azienda: prodotti con varianti, listini per cliente, spedizioni parziali, resi, omaggi, ordini telefonici. Sono queste a determinare la complessità, non il numero di prodotti.

Tempi realistici

Per un collegamento completo tra un ecommerce e un gestionale, con collaudo su ordini reali, un progetto tipico va dalle quattro alle dieci settimane. La parte di analisi è breve ma decisiva: quasi tutti i problemi che emergono a metà lavoro nascono da un caso particolare non dichiarato all'inizio.

Domande frequenti

Il nostro gestionale non ha API. Si può fare comunque?

Nella maggior parte dei casi sì, tramite accesso al database o scambio di file programmato. Va verificato prima con il fornitore del gestionale.

Bisogna fermare le vendite durante il passaggio?

No. Il collegamento si collauda in parallelo all'inserimento manuale e si attiva solo quando i dati coincidono.