Perché gli studi sono il caso più facile

Il lavoro di uno studio professionale è fatto in buona parte di procedure ricorrenti: stessi documenti, stesse scadenze, stessi passaggi. Sono esattamente le condizioni in cui un'automazione rende di più.

E si può partire senza cambiare i programmi in uso: le automazioni si appoggiano a quello che c'è già.

1. Smistamento dei documenti in arrivo

Ogni giorno arrivano decine di documenti da clienti diversi. Un flusso automatico può leggerli, riconoscere di che tipo sono e a quale cliente appartengono, rinominarli secondo la vostra convenzione e archiviarli nella cartella giusta. I casi dubbi vengono messi da parte per una persona.

2. Promemoria di scadenza

Le scadenze fiscali e contrattuali si conoscono in anticipo. Un'automazione che parte dai dati che avete già invia il promemoria al cliente al momento giusto, con il documento allegato, e segnala allo studio chi non ha risposto.

3. Raccolta documenti dai clienti

Invece di rincorrere i clienti via email, si può inviare loro un collegamento a una pagina dove caricano quello che serve. Il sistema controlla cosa manca e sollecita da solo finché la pratica non è completa.

4. Preparazione delle pratiche ricorrenti

Molte pratiche seguono sempre gli stessi passaggi. Un flusso può creare la cartella, generare i documenti precompilati con i dati dell'anagrafica e assegnare le attività alle persone dello studio, in un colpo solo.

5. Rendicontazione ore e fatturazione

Se le ore vengono registrate durante il lavoro, la proposta di fattura può generarsi da sola a fine mese, già divisa per cliente e per attività. Resta solo da controllare e approvare.

Da dove cominciare

Non da tutte e cinque. Scegli quella che assorbe più tempo oggi e misuri quanto ne recuperi: la prima automazione serve anche a capire se ha senso continuare.

In genere una singola automazione di questo tipo entra in funzione in una o due settimane.

Domande frequenti

Dobbiamo cambiare gestionale?

Quasi mai. Le automazioni si collegano ai programmi esistenti tramite API, database o file scambiati.

E i dati dei clienti?

Restano dove sono. Si definisce in fase di progetto quali informazioni possono uscire dai vostri sistemi e quali no.