Por qué los despachos son el caso más fácil

Buena parte del trabajo de un despacho son procedimientos recurrentes: los mismos documentos, los mismos vencimientos, los mismos pasos. Son exactamente las condiciones en las que una automatización rinde más.

Y se puede empezar sin cambiar los programas en uso: las automatizaciones se apoyan en lo que ya hay.

1. Clasificación de documentos entrantes

Cada día llegan decenas de documentos de clientes distintos. Un flujo automático puede leerlos, reconocer el tipo y el cliente, renombrarlos según vuestra convención y archivarlos en la carpeta correcta. Los casos dudosos se apartan para una persona.

2. Recordatorios de vencimiento

Los vencimientos fiscales y contractuales se conocen con antelación. Una automatización que parte de los datos que ya tenéis envía el recordatorio al cliente en el momento justo, con el documento adjunto, y señala al despacho quién no ha respondido.

3. Recogida de documentos de clientes

En vez de perseguir a los clientes por correo, se les envía un enlace a una página donde suben lo necesario. El sistema comprueba qué falta y reclama solo hasta completar el expediente.

4. Preparación de expedientes recurrentes

Muchos expedientes siguen siempre los mismos pasos. Un flujo puede crear la carpeta, generar los documentos precumplimentados con los datos de la ficha y asignar las tareas al equipo, de una vez.

5. Registro de horas y facturación

Si las horas se registran durante el trabajo, la propuesta de factura puede generarse sola a fin de mes, ya dividida por cliente y actividad. Solo queda revisar y aprobar.

Por dónde empezar

No por las cinco. Elige la que más tiempo absorbe hoy y mide cuánto recuperas: la primera automatización sirve también para saber si merece la pena seguir.

En general una automatización de este tipo entra en funcionamiento en una o dos semanas.

Preguntas frecuentes

¿Hay que cambiar de programa?

Casi nunca. Las automatizaciones se conectan a los programas existentes vía API, base de datos o archivos.

¿Y los datos de los clientes?

Se quedan donde están. En el diseño se define qué información puede salir de vuestros sistemas y cuál no.