Son más de las siete, en la oficina queda un solo monitor encendido y alguien sigue copiando en un archivo unos datos que esta mañana ya se habían escrito en otro sitio.
No es desorganización. Es que ese paso lo seguís haciendo a mano. Y digitalizar una empresa empieza justo ahí, no con un programa nuevo.
Lo que te cuesta de verdad el trabajo manual
Haz cuentas de una sola cosa, la primera que te venga a la cabeza. Si se lleva cuarenta minutos y ocurre tres veces por semana, son dos horas. Al año son cien horas: dos semanas y media de trabajo dedicadas a rehacer algo que ya estaba hecho.
Luego están los costes que no aparecen en ninguna factura. La tarifa actualizada que vive en la cabeza de una sola persona. El dato apuntado en un papel que desaparece. El cliente que pregunta por dónde vamos y nadie sabe responder sin hacer tres llamadas. El error de transcripción que alguien, más adelante, tendrá que descubrir y corregir.
Ninguna de estas cosas parece grave por separado. Juntas son el motivo por el que a las siete sigue habiendo un monitor encendido.
Digitalizar una empresa empieza por un solo proceso
El error más común es empezar por la herramienta: se compra un programa, se instala y a los tres meses lo usa una persona de cada cinco. El orden correcto es el contrario.
Coge un papel y escribe lo que se repite igual cada semana: presupuestos, pedidos a proveedores, introducción de datos, documentos rehechos desde cero, control de vencimientos, peticiones de clientes. Al lado de cada una pon dos números: cuántas veces al mes ocurre y cuántos minutos se lleva.
Después mira la fila con el número más alto. No es la más molesta, es la más frecuente: una tarea de diez minutos repetida trescientas veces al mes pesa más que una de media jornada que ocurre dos veces al año. Esa es la primera que hay que arreglar.
Una recomendación: esos números pídeselos a quien hace el trabajo, no los estimes desde el despacho. Quien prepara los documentos o introduce los datos sabe dónde se atasca la jornada, y normalmente lo sabe desde hace años sin que nadie se lo haya preguntado.
Un ejemplo. Con GM Service empezamos por los presupuestos, que eran el cuello de botella, y de ahí nació Agens: hoy un presupuesto se hace en pocos minutos, con los precios correctos tomados de la tarifa. Lo demás llegó después, cuando el uso real mostró qué hacía falta de verdad. El método es el mismo sea cual sea el sector: se empieza por una cosa, se mide y se decide si continuar.
Las tres objeciones que siempre me hacen
"Cuesta demasiado." La comparación correcta no es entre el precio del proyecto y cero, sino entre el precio del proyecto y las cien horas al año del ejemplo anterior. Si la primera intervención no se paga sola en un plazo razonable, seré yo quien te diga que no la hagas.
"Ahora no tengo tiempo." No hay que parar nada. La primera intervención afecta a una sola cosa, sigue en pie todo lo que usáis hoy y suele entrar en funcionamiento en pocas semanas.
"Los míos no son hábiles con el ordenador." Es el punto más importante, y es el criterio con el que diseño: pocas pantallas, texto grande, ningún acceso complicado. Si una operación lleva más de unos segundos, quien trabaja no la hará, y entonces no vale la pena construirla.
Reserva una reunión
Si mientras leías ya has pensado en qué tarea os roba más tiempo, has hecho la mitad del trabajo. La otra mitad es saber si conviene automatizarla, y para eso bastan quince minutos por teléfono.
Reserva una reunión: tú me cuentas cómo trabajáis, yo te digo por dónde empezaría. Sin compromiso, y si la respuesta es "así está bien, dejadlo", también te la digo.